Vous êtes prêts pour migrer vers SharePoint ? Super ! Mais avant de vous lancer tête baissée, avouez-le : vous avez probablement des tonnes de questions qui vous trottent dans la tête : mes fichiers vont-ils tous suivre sans problème ? Et si tout plantait en cours de route ?
Pas de panique, une migration bien préparée, c’est comme un déménagement bien organisé : tout finit par retrouver sa place !
Dans cet article, nous répondrons aux questions essentielles sur SharePoint afin de faciliter votre migration. Nous aborderons plus particulièrement les avantages de cet outil, les étapes et les erreurs à éviter lors d’une migration.
Pourquoi migrer vers SharePoint ?
Migrer vers SharePoint vous permet d’opter pour une plateforme qui facilite la collaboration et l’organisation au sein de votre entreprise.
Définition de SharePoint
Finis les fichiers éparpillés, les informations difficiles à retrouver ou les multiples versions d’un même document.
Avec SharePoint, vous centralisez vos données, simplifiez les échanges entre équipes et bénéficiez d’une sécurité renforcée pour vos informations sensibles. En plus, son intégration avec les outils Microsoft 365 vous permet de travailler de manière fluide et efficace, où que vous soyez.
Bref, c’est un vrai atout de productivité pour une gestion plus moderne et flexible.
Mais avant tout, si vous hésitez entre SharePoint ou Onedrive, nous vous conseillons de consulter notre article dédié.
Quels sont les avantages de SharePoint pour votre organisation ?
SharePoint peut améliorer la manière dont vous gérez vos informations et collaborez au quotidien.
Voici quelques points clés :
- Centralisation des données : plus besoin de courir après des fichiers dans différents outils. SharePoint centralise tout au même endroit.
- Collaboration en temps réel : vos équipes peuvent travailler simultanément sur un même document, ajouter des commentaires, et suivre les modifications en direct.
- Sécurité et conformité : des fonctionnalités avancées de gestion des autorisations, de chiffrement et de traçabilité, garantissent que vos données sensibles restent protégées et conformes aux législations.
- Personnalisation et automatisation : une plateforme qui s’adapte à vos besoins avec des workflows automatisés, des sites d’équipes personnalisables et des outils qui optimisent vos processus métier.
- Intégration avec Microsoft 365.
Avec ces atouts, SharePoint permet notamment d’améliorer considérablement la collaboration interne, nous allons vous présenter de quelle manière.
Comment SharePoint peut-il améliorer la collaboration interne ?
Avec SharePoint, collaborer sur des documents devient un vrai jeu d’équipe ! Imaginez : plusieurs personnes peuvent modifier un fichier en même temps, voir les changements en direct et dire adieu aux soucis de versions multiples.
En plus, chaque équipe ou projet dispose d’un espace de travail partagé, où tout est centralisé : documents, discussions, tâches.
Et ce n’est pas tout ! SharePoint s’intègre parfaitement avec des outils comme Microsoft Teams et Office, donc vous continuez à collaborer dans des environnements familiers. Vous pouvez même automatiser des tâches répétitives, comme les validations ou approbations de documents.
Avant de franchir le pas, avez-vous pensé à tout pour réussir votre migration ?
Les questions à se poser avant la migration vers SharePoint
En voici 3 qui vous permettront de réfléchir sur les bons sujets avant de vous lancer.
Votre infrastructure actuelle est-elle compatible avec SharePoint ?
Pour savoir si une infrastructure actuelle est compatible avec cette solution, il faut être vigilant sur plusieurs aspects clés :
- Compatibilité logicielle : assurez-vous que les versions des systèmes d’exploitation, des serveurs (comme Windows Server), des bases de données (notamment SQL Server), et des navigateurs utilisés sont compatibles avec la version de SharePoint souhaitée (SharePoint Online ou On-Premise).
- Ressources matérielles : vérifiez pour SharePoint On-Premise que les serveurs disposent de suffisamment de CPU (unité centrale de traitement), de mémoire et d’espace de stockage pour gérer les volumes de données et le trafic attendu. Pour SharePoint Online, il est primordial de s’assurer que la bande passante Internet et les réseaux internes sont suffisamment performants.
- Intégration des services : vérifiez que vos applications et services actuels peuvent s’intégrer avec SharePoint principalement pour les solutions de gestion des identités (comme Active Directory ou Azure AD), les outils collaboratifs (Microsoft 365), ou d’autres systèmes métier (CRM, ERP, etc.).
- Sécurité et conformité : assurez-vous que l’infrastructure actuelle répond aux exigences de sécurité (comme l’authentification multifacteur, le chiffrement, la prévention des fuites de données) et de conformité (RGPD, HIPAA, etc.) pour SharePoint.
- Architecture réseau : la configuration réseau doit être compatible avec les exigences de SharePoint pour garantir un accès fluide et sécurisé, notamment pour les utilisateurs distants ou les connexions via des appareils mobiles.
Une fois cette compatibilité vérifiée, vous devez vous assurer des données à migrer et de comment les structurer sur SharePoint.
H3 Quelles sont les données à migrer et comment les structurer ?
Les types de données à migrer vers SharePoint peuvent varier selon les besoins de l’organisation, mais incluent généralement :
- Documents et fichiers bureautiques divers (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.).
- Listes et bibliothèques : listes personnalisées (contacts, tâches, suivis de projets ou inventaires), listes standard (calendriers, tâches, suivis d’événements).
- Métadonnées : tags, catégories et propriétés associées aux documents (dates, auteurs, versions, statuts) et colonnes personnalisées ajoutées aux listes ou bibliothèques pour organiser les informations.
- Permissions et accès : groupes d’utilisateurs et rôles (contributeur, lecteur, administrateur, etc.) et paramètres de sécurité (accès spécifiques sur certains documents ou dossiers).
- Contenus dynamiques : contenu des pages web (textes, images, web parts, etc.) créées dans des sites intranet ou des portails existants et workflows.
- Versions multiples des documents, si la gestion des versions est activée dans l’environnement source.
Pour structurer correctement les données migrées vers SharePoint, il est essentiel d’assurer une organisation claire et une gestion efficace à long terme.
Commencez par organiser les documents en bibliothèques selon les équipes, projets ou départements. Utilisez les métadonnées pour classer les fichiers de façon dynamique (par auteur, date, type, etc.), et créez des sites SharePoint pour chaque groupe ou initiative, avec des sous-sites ou des espaces dédiés aux tâches spécifiques.
Comment garantir la sécurité des données pendant la migration ?
Commencez par un audit des données afin d’identifier celles qui sont sensibles et supprimer les informations obsolètes ou redondantes.
Le chiffrement des données est essentiel, tant avant la migration que pendant leur transfert et stockage, pour éviter toute interception ou fuite.
De plus, un contrôle strict des accès doit être mis en place en utilisant des solutions telles que l’authentification multifacteur (MFA) et des politiques d’accès conditionnel, tout en limitant les permissions aux seules personnes autorisées.
Enfin, les politiques de prévention des fuites de données (DLP) et la surveillance continue sont également indispensables pour protéger les informations sensibles. Dans le même ordre d’idée, il est important de vérifier la conformité avec les législations en vigueur (LPD, RGPD…) et de préparer un plan de reprise après incident.
Réussir sa migration vers SharePoint
Votre migration vers SharePoint peut être réalisée sans encombre si vous la préparez et suivez les indications suivantes.
Les étapes d’une migration réussie
Étape 1 : Audit des données : identifiez quelles données doivent être migrées, supprimées ou archivées.
Étape 2 : Plan de migration : créez un plan de migration qui inclut une hiérarchie claire des sites, listes et bibliothèques dans SharePoint.
Étape 3 : Test de migration : effectuez une migration test avec un sous-ensemble de données pour identifier les problèmes avant de migrer l’ensemble des données.
Étape 4: Formation des utilisateurs : assurez-vous que les utilisateurs sont formés à l’utilisation de SharePoint, en particulier sur la gestion des métadonnées, des permissions, et des versions.
Quelle est la durée moyenne d’une migration vers SharePoint ?
La durée moyenne d’une migration vers SharePoint dépend de plusieurs facteurs, notamment le volume de données, la complexité des fichiers à migrer, l’état de l’infrastructure existante et la méthode de migration choisie (SharePoint Online ou On-Premise).
En général, pour des volumes de données modérés (quelques centaines de gigaoctets), une migration peut prendre entre quelques jours et quelques semaines. Cependant, pour des organisations avec des données volumineuses ou des systèmes complexes, la migration peut durer plusieurs mois.
La bonne nouvelle ? Avec une bonne préparation et quelques tests en cours de route, vous pouvez éviter pas mal de retards.
Quels sont les principaux défis à anticiper lors de la migration ?
Lors de la migration vers SharePoint, il est important d’anticiper les défis pour assurer une meilleure transition. Voici les principaux :
- Planification et stratégie : établir un plan clair pour définir les objectifs de la migration, le volume de données à transférer, et les étapes à suivre.
- Gestion des permissions et sécurité : configurer correctement les permissions d’accès pour garantir que seules les personnes autorisées puissent accéder aux données sensibles.
- Formation des utilisateurs : assurer une formation adéquate pour les employés afin qu’ils s’adaptent rapidement à SharePoint et l’utilisent efficacement..
Anticiper ces défis vous permettra de réduire le risque de complications.. Besoin d’en apprendre davantage sur les critères d’une migration SharePoint réussie ? Consultez notre article “Comment réussir votre migration SharePoint facilement ?”
Les erreurs à éviter lors d’une migration vers SharePoint
Lors d’une migration, il faut être vigilant et éviter deux erreurs principales : négliger la planification et l’audit ainsi que sous-estimer les besoins de formation des équipes.
Négliger la planification et l’audit des données
C’est un peu comme partir en vacances sans carte : vous risquez de vous perdre en cours de route !
Cela peut entraîner la perte de données critiques, car des fichiers importants risquent d’être oubliés ou mal transférés, ce qui compromet la continuité des activités. En migrant des données obsolètes ou redondantes, vous augmentez également les coûts liés au stockage et au traitement.
De plus, une organisation désordonnée dans SharePoint rendra l’accès à l’information difficile pour les utilisateurs. Les risques de violations de sécurité augmentent également, car des données sensibles pourraient être exposées à des utilisateurs non autorisés.
Enfin, les problèmes techniques issus d’une migration mal préparée peuvent causer des retards et nuire à la productivité.
En somme, ignorer la planification et l’audit, c’est prendre le risque de voir la migration vers SharePoint devenir un véritable parcours du combattant !
Sous-estimer les besoins de formation des équipes
Sous-estimer les besoins de formation des équipes lors d’une migration vers SharePoint peut entraîner plusieurs conséquences.
Tout d’abord, une mauvaise compréhension de la plateforme peut conduire à une utilisation inefficace des outils. Cela peut également engendrer des erreurs dans la gestion des documents et des processus.
De plus, sans une formation adéquate, les employés peuvent ne pas exploiter pleinement les fonctionnalités de SharePoint, ce qui limite les bénéfices potentiels de la migration.
Faut-il faire appel à un prestataire pour la migration SharePoint ?
Faire appel à un prestataire d’infogérance vous permet de faciliter votre migration en garantissant que le processus soit fluide, plus rapide et sécurisé pour votre entreprise.
Quels sont les avantages d’une migration gérée par un expert IT ?
- Expertise technique : les prestataires spécialisés ont une expérience approfondie des migrations vers SharePoint et peuvent anticiper et résoudre rapidement les problèmes techniques qui pourraient survenir.
- Gain de temps : un prestataire peut gérer le processus, vous permettant de vous concentrer sur vos activités principales.
- Planification et stratégie : l’expert IT élabore un plan de migration, en l’adaptant à vos besoins spécifiques.
- Formation et support : les prestataires proposent généralement des services de formation pour vos équipes, qui permettent une meilleure transition et adoption de l’outil.
Comment SmartYou peut-il vous accompagner dans la migration vers SharePoint ?
SmartYou peut totalement vous accompagner dans votre démarche de migration vers SharePoint. Nous vous assurons un accompagnement complet en évaluant votre environnement existant, en vous proposant une stratégie qui répond à vos besoins et en étant présent pour analyser et suivre le bon déroulé de la migration.
Nous sommes également présents pour former vos collaborateurs au nouvel outil.
Comment choisir la bonne version de SharePoint pour votre entreprise ?
Cela nécessite une évaluation approfondie de vos besoins spécifiques et des ressources disponibles.
Évaluez également la taille de votre entreprise et le nombre d’utilisateurs qui utiliseront SharePoint.
Voici quelques éléments supplémentaires à suivre pour faire votre choix en toute conscience :
| SharePoint On-Premise | SharePoint Online | |
| Considérer l’infrastructure existante | Si votre infrastructure locale est performante | Si vous privilégiez la flexibilité et le travail à distance |
| Comparer les fonctionnalités | Plus de contrôle et de personnalisation, mais nécessite une gestion continue | Mises à jour automatiques et intégrations faciles avec d’autres outils Microsoft 365 |
| Évaluer le budget | Dépenses associées aux licences, à l’infrastructure et aux services de migration et de formation | Dépenses associées aux licences et aux services de migration et de formation |
| Prendre en compte la sécurité et la conformité | Contrôle total sur les données | Fonctionnalités de sécurité avancées plus adaptées aux entreprises soumises à des réglementations strictes |
De plus, impliquez vos utilisateurs dans le processus de décision. Leurs retours peuvent fournir des informations précieuses.
Enfin et si possible, testez les versions de SharePoint avec un groupe pilote. Cela vous permettra de recueillir des commentaires sur l’expérience utilisateur et de vérifier si la solution choisie répond aux attentes.
Quels sont les coûts associés à la migration ?
Les coûts associés à la migration vers SharePoint varient selon plusieurs facteurs :
Les licences : pour SharePoint Online, vous paierez des frais par utilisateur, tandis que SharePoint On-Premise nécessite des licences serveur et des Client Access Licenses (CAL).
La prestation IT
Les outils de migration
Les coûts liés à la formation des utilisateurs et au support technique post-migration.
Ainsi, les coûts de migration peuvent varier de quelques milliers à plusieurs dizaines de milliers d’euros.
SmartYou vous accompagne pour votre migration SharePoint
SmartYou offre un accompagnement complet pour assurer le succès de votre migration vers SharePoint. Nous commençons par une évaluation approfondie de votre environnement existant pour identifier les besoins spécifiques et les défis potentiels.
Cette analyse nous permet de concevoir une stratégie de migration personnalisée qui optimise la transition tout en minimisant les risques.
Nos experts utilisent des outils de migration spécialisés pour garantir l’intégrité et la sécurité de vos données tout au long du processus. Nous mettons également en place un plan de test exhaustif pour vérifier que toutes les fonctionnalités sont opérationnelles avant la migration complète.
En parallèle, SmartYou propose des sessions de formation dédiées pour vos équipes. Notre approche collaborative et notre expertise technique assurent une migration fluide, efficace, et sans perturbations majeures pour votre entreprise.
En conclusion, réussir une migration vers SharePoint nécessite une évaluation minutieuse, l’utilisation d’outils spécialisés, et des tests exhaustifs. En suivant ces meilleures pratiques, votre entreprise peut garantir une transition fluide et sans heurts. SmartYou est prêt à vous accompagner dans ce processus, offrant expertise et support à chaque étape. Pour découvrir comment notre service Modern Workplace peut transformer votre environnement de travail numérique et optimiser votre collaboration. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
