Classement des 7 meilleures alternatives à Microsoft 365

Trouver les outils de collaboration et de productivité les mieux adaptés à votre organisation peut s’avérer une quête complexe. 

Microsoft 365 est souvent la solution privilégiée, mais est-elle toujours la meilleure option pour répondre aux besoins spécifiques de votre environnement technique ? Face à des besoins en constante évolution, comment déterminer quelle alternative pourrait mieux s’aligner sur vos objectifs stratégiques ? 

SmartYou explore les principales alternatives à Microsoft 365 et offre une analyse approfondie pour vous guider vers la solution qui optimisera votre efficacité organisationnelle, sans rien sacrifier à la qualité.

Qu’est-ce que Microsoft 365 ? 

Quelles sont les applications et les fonctionnalités de Microsoft 365 ? 

Microsoft 365 est “une plateforme de productivité basée sur le Cloud” d’après Microsoft. Pour être plus précis, nous pourrions ajouter que Microsoft 365 désigne un abonnement qui offre :

1. Un ensemble d’applications Microsoft 365 dont Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher et Access (les deux dernières étant disponibles uniquement sur PC).
2. Des services cloud comme Teams, Viva Engage, Exchange Online, OneDrive et SharePoint Online. Découvrez notre article dédié à l’installation en toute simplicité de l’outil Teams.
3. L’intelligence artificielle Copilot, intégrée aux applications bureautiques (disponible avec un abonnement supplémentaire).
4. Des fonctionnalités de sécurité et de conformité dont Microsoft Defender, Microsoft Purview (avec gestion des droits IRM) et la Data Loss Prevention (DLP).

Son principal avantage ? Son modèle de mise à jour continue.

💡Note : consultez notre article dédié aux différences entre Office et Microsoft 365. Découvrez également notre guide pratique : “Choisir entre Office 365 et Microsoft 365 pour optimiser votre productivité et votre collaboration“, pour choisir entre ces deux solutions.

Quelles sont les principales limites de Microsoft 365 pour les entreprises ?

Premièrement, l’un des freins pour les PME est le coût. Les tarifs varient selon le plan, le nombre d’employés, certaines fonctionnalités avancées (comme Copilot). De même, des fonctionnalités de sécurité renforcée ou de conformité (Protection avancée, audit, eDiscovery, etc.) ne sont disponibles que dans les licences haut de gamme (E5). Nous avons d’ailleurs rédigé un article sur le pricing de Microsoft 365.

Deuxièmement, son administration demande du temps et des compétences IT. Les PME sans service informatique dédié peuvent rencontrer des difficultés pour configurer et optimiser la plateforme. De plus, la courbe d’apprentissage peut être prononcée pour les utilisateurs non familiers de l’environnement Microsoft, ou ceux qui ont des besoins simples.

Troisièmement, les données des entreprises sont stockées sur le cloud Microsoft (Azure), avec des data centers situés à l’international. Bien que Microsoft propose des options d’hébergement en Europe et en Suisse pour la conformité avec le RGPD et la LPD, des transferts de données vers les États-Unis peuvent avoir lieu (support technique, redondance). Le Cloud Act américain soulève des préoccupations quant à l’accès potentiel des autorités américaines aux données stockées sur des serveurs Microsoft.

Quatrièmement, la surabondance de fonctionnalités peut se révéler une limite pour les PME. En effet, bon nombre de petites structures n’utilisent qu’une fraction des outils et options disponibles dans la suite. 

Cinquièmement, opter pour Microsoft 365 signifie entrer dans l’écosystème Microsoft, avec le risque de devenir dépendant (vendor lock-in) de cette plateforme sur le long terme. 

Sixièmement, les applications desktop de Microsoft 365 nécessitent un PC suffisamment puissant. De plus, les versions en ligne (Office Online) restent moins réactives et moins complètes que leurs équivalents installés, notamment pour les fonctionnalités avancées d’Excel et Word.

Voilà pourquoi de plus en plus d’entreprises envisagent des plateformes plus adaptées à leurs besoins, leurs contraintes et leur budget.

Top 7 des meilleures alternatives à Microsoft 365

Explorer des alternatives à Microsoft 365 peut ouvrir la porte à des solutions potentiellement plus adaptées aux besoins de votre entreprise. Commencez par vous demander pourquoi vous avez fait le choix de Microsoft 365.

Les meilleures alternatives complètes à Microsoft 365

Ce sont des équivalents directs de Microsoft 365 qui proposent : 

1. une suite bureautique, 
2. une messagerie professionnelle, 
3. du stockage en ligne,
4. des outils collaboratifs.

Google Workspace

Caractéristiques

• Suite cloud complète : Gmail, Drive, Docs, Meet, sécurité Google
• Fonctionnalités d’IA (Gemini AI) disponibles en option payante
• Collaboration en temps réel
• Gestion des fichiers via Drive.

Limites

• Pas de version offline complète pour Google Docs/Sheets/Slides, qui nécessitent Chrome et une activation préalable pour fonctionner hors ligne.
• Dépendance aux services Google.

Prix indicatifs

• Business Starter : 6 CHF (ou 7,20 CHF) par utilisateur/mois – 30 Go de stockage.
• Business Standard : 12 CHF (ou 14,40 CHF) par utilisateur/mois – 2 To de stockage.
• Business Plus : 18 CHF (ou 21,60 CHF) par utilisateur/mois – 5 To de stockage.
• Enterprise : tarif sur devis – Stockage illimité (sous conditions).

💡Note : consultez le site de Google pour connaître les montants exacts.

Pour qui ?

• Idéal pour les entreprises cherchant une solution cloud sans maintenance IT.
• Adapté aux PME et startups, moins flexible pour les grandes entreprises ayant besoin de solutions hybrides ou sur site.

Courbe d’apprentissage

Très facile pour les habitués de Google (Gmail, Drive). Peut nécessiter une adaptation pour les entreprises habituées à Microsoft 365.

Zoho Workplace

Caractéristiques

• Suite cloud complète : Zoho Mail, WorkDrive, Writer, Sheet, Show, Cliq (messagerie), Meeting.
• Collaboration en temps réel sur les documents (Writer, Sheet, Show).
• Intégration native avec les autres outils Zoho (CRM, comptabilité, RH…).
• Sécurité avancée : chiffrement des emails, authentification à deux facteurs (2FA).

Limites

• Interface moins intuitive que Google Workspace ou Microsoft 365.
• Compatibilité avec Microsoft Office pour les fichiers courants (DOCX, XLSX, PPTX), mais support limité des macros Excel et mises en page avancées.
• Intégration avec Google Drive et OneDrive possible mais moins fluide que dans Google Workspace ou Microsoft 365.

Prix indicatifs (engagement annuel)

• Workplace Standard : 2,70 CHF/mois/utilisateur – 30 Go de stockage.
• Workplace Professional : 4,50 CHF/mois/utilisateur – 100 Go de stockage + visioconférence avancée, gestion des utilisateurs, audit des emails.

💡Note : consultez le site de Zoho pour connaître les montants exacts. Zoho propose un essai gratuit de 15 jours.

Pour qui ?

• Idéal pour les PME à la recherche d’une alternative économique et intégrée.
• Moins adapté aux grandes entreprises qui ont des besoins avancés en bureautique et stockage cloud.

Courbe d’apprentissage

• Facile à prendre en main pour une utilisation de base.
• Peut nécessiter une adaptation pour les entreprises habituées à Google ou Microsoft 365.

💡Bon à savoir : vous pouvez également songer à la suite ONLYOFFICE Workspace, en particulier si l’objectif principal est la bureautique et la souveraineté des données. Cependant, contrairement à Google Workspace et Zoho Workplace, ONLYOFFICE Workspace n’est pas une alternative complète à Microsoft 365, car il manque une messagerie native avancée, des outils de visioconférence intégrés et des fonctionnalités de gestion documentaire avancée (comme SharePoint).

Les meilleures alternatives bureautiques à Microsoft 365

Pour être considérées comme des alternatives crédibles à la suite bureautique de Microsoft 365, les solutions que nous vous recommandons respectent les critères suivants :

1. Suite complète (traitement de texte, tableur, présentation).
2. Compatibilité avec les formats Microsoft (DOCX, XLSX, PPTX).
3. Installation locale et/ou option cloud.
4. Modèle économique abordable (gratuit ou payant accessible).

LibreOffice

Caractéristiques

• Suite complète (Writer, Calc, Impress, Draw, Base, Math).
• 100 % open-source et gratuite.
• Formats OpenDocument natifs (ODT, ODS, ODP), mais supporte DOCX, XLSX, PPTX.
• Disponible sur Windows, macOS et Linux.
• Possibilité d’utilisation offline (contrairement aux solutions cloud comme Google Docs).

Limites

• Interface un peu vieillissante, moins intuitive que Microsoft Office ou WPS Office.
• Il supporte les formats DOCX, XLSX et PPTX, mais peut rencontrer des problèmes sur les mises en page complexes, les macros VBA et certains fichiers Excel avancés.
• Moins optimisée pour la collaboration en temps réel (contrairement à Google Docs ou ONLYOFFICE Cloud).

Pour qui ? 

• Les entreprises qui veulent une suite bureautique gratuite et offline.
• Les entreprises qui veulent une alternative libre sans abonnement.
• Les entreprises qui cherchent une solution respectueuse des données (open-source).

ONLYOFFICE

Caractéristiques

• Traitement de texte, tableur, présentations avec compatibilité DOCX, XLSX, PPTX native.
• Interface moderne proche de Microsoft Office.
• Collaboration en temps réel possible sur la version cloud.

Limites

• Moins de fonctionnalités avancées qu’Excel et Word (pas de VBA, macros limitées).
• Pas d’alternatives à certains outils comme Publisher ou Access.
• Moins d’intégrations avec des outils tiers comparé à Google Docs ou Microsoft 365.

Prix

• Startup Cloud : gratuit
• Business cloud : à partir de 20 CHF/mois/administrateur.

💡Note : consultez le site de OnlyOffice pour connaître les montants exacts.

Pour qui ? 

• Ceux qui veulent une compatibilité avec Microsoft Office.
• Les entreprises qui souhaitent un contrôle total sur leurs données (auto-hébergement possible).
• Ceux qui veulent une interface plus moderne et intuitive que LibreOffice.

Les meilleurs outils complémentaires pour remplacer certaines fonctions de Microsoft 365 (stockage, messagerie, collaboration)

Zoom Workplace

Caractéristiques

Zoom Workplace est une plateforme de collaboration qui inclut des outils de réunions vidéo, téléphonie et messagerie instantanée (alternative à Microsoft Teams), un tableau blanc collaboratif, la gestion des tâches (comme Microsoft Whiteboard) et un assistant IA pour automatiser certaines tâches. Il propose également Zoom Clips (enregistrement et partage de messages vidéo courts) et Zoom Notes (prise de notes collaborative). 

Cela dit, il ne propose pas : 

• Messagerie professionnelle complète
• Stockage cloud centralisé
• Suite bureautique complète

Points forts

• Capacités audio et vidéo fiables. ​
• Intégration avancée d’intelligence artificielle avec un assistant virtuel pour automatiser certaines tâches.

Limites

• Il ne s’intègre pas aussi profondément qu’une suite comme Microsoft 365, qui unifie la bureautique, la messagerie et la collaboration en un seul écosystème, même s’il propose de nombreuses intégrations avec des outils tiers (Slack, Asana, Google Drive).
• Certains utilisateurs estiment que Microsoft 365 offre des fonctionnalités de sécurité des données plus robustes que Zoom Workplace. ​

Prix indicatifs

• Pro (1-99 utilisateurs) : 12,49 CHF /mois/utilisateur (facturation annuelle) ou 14,99 CHF en facturation mensuelle
• Affaires (1-250 utilisateurs) : 17,49 CHF /mois/utilisateur (facturation annuelle) ou 20,99 CHF en facturation mensuelle

💡Note : consultez le site de Zoom pour connaître les montants exacts.

Pour qui ? 

Les entreprises qui recherchent des outils de réunions et de collaboration avancés, avec une qualité audio et vidéo supérieure et des fonctionnalités d’IA. Il est souvent utilisé en complément d’une suite bureautique, comme Microsoft 365 ou Google Workspace. Par exemple, Amazon a choisi Microsoft 365 pour sa productivité, tout en utilisant Zoom pour ses réunions.

ProtonDrive

C’est un espace de stockage cloud sécurisé pour vos données. Chaque plan réservé aux entreprises inclut également d’autres fonctionnalités en plus du drive (Mail + Calendar + VPN + Pass + support).

Caractéristiques

• Stockage sécurisé chiffré de bout en bout, aucune lecture des fichiers par Proton.
• Hébergé en Suisse, protégé par les lois suisses sur la confidentialité des données. Non soumis au Cloud Act américain.
• Partage de fichiers sécurisé avec liens protégés par mot de passe.
• Accès via navigateur et application mobile (pas encore d’application de synchronisation avancée comme OneDrive).

Points forts

• Confidentialité maximale : aucun accès aux fichiers, même par Proton.
• Alternative idéale pour les entreprises et indépendants cherchant une solution souveraine.

Limites

• Moins d’intégrations que OneDrive et Google Drive. L’édition en ligne des documents n’est pas encore disponible.
• Application de synchronisation en développement, mais encore limitée par rapport à OneDrive.

Prix indicatifs

• Professional : 5,99 CHF/mois/utilisateur (facturation annuelle) ou 9,99 CHF/mois en mensuel.
• Business Suite : 12,99 CHF/mois/utilisateur (facturation annuelle) ou 14,99 CHF/mois en mensuel.
• Enterprise : Tarif personnalisé

💡Note : consultez le site de Proton pour connaître les montants exacts.

• Idéal pour :
  Les entreprises soucieuses de la confidentialité et de la souveraineté des données.
  Les secteurs sensibles (avocats, journalistes, ONG, recherche…).

💡Note : pour les entreprises qui cherchent une souveraineté complète, Proton Mail peut remplacer Outlook, avec un chiffrement des emails et un hébergement sécurisé en Suisse.

Dropbox Business

C’est une alternative à OneDrive et SharePoint.

Caractéristiques

• Stockage et partage de fichiers avancé, avec synchronisation rapide.
• Partage et collaboration sécurisés avec contrôle des accès.
• Compatible avec Microsoft Office et Google Docs.
• Bonne intégration avec des outils tiers (Slack, Trello, Zoom, etc.).

Limites

• Pas de messagerie intégrée → Dropbox ne remplace pas Outlook.
• Pas d’édition native des documents (contrairement à Google Drive ou OneDrive).
• Modèle tarifaire parfois plus cher que OneDrive pour les entreprises.

Prix indicatifs

• Essentials (1 utilisateur) : 16,58 CHF/mois, 3 To
• Business (3 utilisateurs ou plus) : 12 CHF/mois/utilisateur, 9 To de stockage partagé.
• Business Plus (3 utilisateurs ou plus) : 18 CHF/mois/utilisateur, 5 To de stockage partagé.
• Enterprise : sur demande

💡Note : consultez le site de Dropbox pour connaître les montants exacts.

Idéal pour

• Les entreprises qui cherchent un stockage cloud performant et sécurisé.
• Les équipes qui collaborent sur des fichiers lourds (créatifs, médias, ingénieurs…).

Nous vous invitons également à consulter notre guide complet sur les 15 meilleurs outils collaboratifs en entreprise.

Quelle est la meilleure alternative gratuite à Microsoft 365 ?

Lorsqu’il s’agit de trouver une alternative gratuite à Microsoft 365, plusieurs options sont disponibles, mais deux se démarquent particulièrement : Libre Office et ONLYOFFICE, que nous avons citées plus haut. 

Ces deux suites bureautiques offrent une solution gratuite sans abonnement, mais elles répondent à des besoins différents. Alors, laquelle choisir ? Voici une comparaison détaillée pour vous aider à trancher.

	LibreOffice	ONLYOFFICE
Installation	Logiciel offline-first, mais existe aussi en version cloud (Collabora Online)	Version desktop complète + possibilité d’auto-hébergement ou cloud
Modules inclus	Writer (Word), Calc (Excel), Impress (PowerPoint), Draw, Math, Base	Document (Word), Spreadsheet (Excel), Presentation (PowerPoint), Base (équivalent Access, mais moins avancé)
Compatibilité Microsoft Office	Bonne, mais des soucis avec les mises en page complexes et macros VBA	Excellente, prise en charge native des formats Microsoft (DOCX, XLSX, PPTX)
Collaboration en temps réel	Non disponible en natif (possible via Collabora Online)	Disponible en version cloud et auto-hébergée
Stockage cloud intégré	Non (nécessite une solution externe comme Nextcloud)	Disponible en version cloud payante
Interface utilisateur	Assez vieillissante, proche d’Office 2003	Moderne, proche de Microsoft Office
Extensions et personnalisations	Nombreuses extensions disponibles	Moins d’extensions disponibles
Sécurité et souveraineté	Open-source, pas de tracking des données	Open-source pour la version auto-hébergée, cloud optionnel
Gratuité	100 % gratuit	Gratuit en version auto-hébergée, version cloud payante

Pour résumer, LibreOffice est idéal pour un usage offline et 100 % open-source. ONLYOFFICE est idéal si vous voulez une interface moderne et une meilleure compatibilité avec Microsoft Office.

Les outils que nous ne recommandons pas (et pourquoi)

Nous avons établi des critères objectifs très précis pour qu’une suite bureautique puisse représenter une véritable alternative à celle qui est incluse dans Microsoft 365. Ainsi, nous écartons ces trois suites et nous vous expliquons pourquoi.

OpenOffice : un projet obsolète et dépassé

Tout d’abord, OpenOffice a été l’ancêtre de LibreOffice, mais ses inconvénients sont actuellement trop impactants : 

• Il reçoit très peu de mises à jour.
• Il ne bénéficie plus d’un support actif.
• Sa compatibilité avec Microsoft Office est très limitée (mauvais support des fichiers DOCX, XLSX).

Ce n’est plus une option envisageable de nos jours. Si vous cherchez une suite bureautique gratuite et open-source, LibreOffice est bien meilleure.

iWork : peu utilisé en entreprise

Quant à iWork (Pages, Numbers, Keynote), c’est une alternative viable, gratuite et préinstallé sur Mac, avec une interface élégante et simple, et qui permet la collaboration en ligne possible via iCloud. Cependant, iWork : 

• est exclusivement disponible sur macOS et iOS. Cet outil n’est absolument pas pensé pour les entreprises qui fonctionnent sous Windows ou Linux.
• Présente une compatibilité avec Microsoft Office limitée (nécessite de convertir les fichiers DOCX/XLSX/PPTX).
• Est finalement peu utilisé dans les entreprises, même lorsque l’écosystème Apple est dominant. Microsoft Office ou Google Docs lui sont largement préférés, notamment pour la compatibilité avec les formats bureautiques standard.

Si une entreprise est à 100 % sur Apple, iWork peut suffire, mais sinon, ce n’est pas une option viable.

WPS Office : un modèle économique et une confidentialité problématiques

Enfin, WPS Office peut également constituer une option intéressante. Cet outil offre une interface moderne, très proche de Microsoft Office ; il est compatible avec les fichiers Office et dispose d’une version gratuite. Alors, pourquoi l’écartons-nous de nos recommandations ?  Pour trois raisons : 

• Modèle économique freemium peu adapté aux entreprises (certaines fonctionnalités essentielles comme le PDF avancé, absence de filigrane, stockage supplémentaire, sont payantes).
• Dépendance au cloud sans garantie de souveraineté (WPS est basé en Chine, ce qui peut soulever des questions sur la confidentialité des données).
• Présence de publicités dans la version gratuite.

En conclusion, explorer des alternatives à Microsoft 365 peut révéler des options robustes et économiques adaptées à divers besoins professionnels. Que vous choisissiez Google Workspace pour sa collaboration en temps réel, Zoom Workplace pour sa communication vidéo, ou Libre Office pour une solution bureautique gratuite et complète, chaque solution offre des avantages spécifiques. 
Nous vous encourageons à approfondir chaque option pour découvrir celle qui correspondra le mieux à votre configuration. Nos services Modern Workplace sont également à votre disposition pour vous conseiller dans votre choix.