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Dans une époque où tout se digitalise, pourquoi les ressources humaines devraient-elles s’en passer ?
De la gestion des congés à la formation en ligne, en passant par la gestion de la paie et le recrutement, la technologie peut permettre d’optimiser chaque aspect des fonctions RH.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment transformer votre gestion des ressources humaines grâce aux outils numériques, et, pourquoi pas, vous faire gagner un peu de temps au quotidien.
Qu’est-ce que la digitalisation des RH ?
La digitalisation des services de ressources humaines consiste à utiliser les technologies numériques pour moderniser, automatiser et optimiser les processus et les pratiques des ressources humaines au sein des entreprises. L’objectif principal est de rendre les tâches RH plus efficaces, fluides et accessibles, tant pour les équipes RH que pour les collaborateurs.
Ainsi, la digitalisation des RH transforme des tâches souvent chronophages et répétitives (gestion des fiches de paie, les demandes de congés, le recrutement, évaluation des performances) en processus automatisés et centralisés via des plateformes et logiciels spécialisés.
De plus, au-delà de l’automatisation, la digitalisation des RH donne accès à des outils d’analyse pour recueillir et exploiter des données en temps réel, pour mieux anticiper les besoins en recrutement, suivre l’engagement des collaborateurs, ou encore évaluer l’efficacité des formations.
Les avantages de la digitalisation des RH pour les entreprises
La digitalisation des ressources humaines présente de nombreux avantages pour les entreprises. En voici quelques-uns.
Améliorer la productivité et réduire les tâches administratives répétitives
Grâce à l’automatisation de certaines tâches, les équipes RH peuvent consacrer davantage de temps à des missions plus importantes.
Par exemple, avec l’automatisation de la gestion des congés, les employés peuvent soumettre leurs demandes en ligne, qui envoie ensuite les notifications aux responsables pour approbation et met automatiquement à jour les plannings et les soldes de jours de congé. Cela réduit le temps passé sur les tâches administratives répétitives et limite les erreurs humaines.
Optimiser la gestion du personnel et des compétences grâce aux logiciels RH
La digitalisation des RH permet d’optimiser la gestion du personnel et des compétences au sein des entreprises grâce à des logiciels modernes.
Ces outils :
- Offrent une vue d’ensemble précise des compétences présentes dans l’organisation
- Permettent d’identifier facilement les talents clés et les besoins en formation et de suivre l’évolution des compétences de chaque collaborateur
- Anticipent les besoins en développement
- Facilitent la planification des effectifs en identifiant les postes sous-occupés ou les compétences spécifiques.
En centralisant toutes ces informations, les entreprises peuvent développer des parcours professionnels personnalisés, renforcer l’engagement des employés et favoriser la mobilité interne.
Faciliter la communication et la collaboration au sein de l’entreprise
Grâce aux plateformes numériques, les employés peuvent accéder facilement aux ressources du service RH, poser leurs questions et partager des documents en temps réel.
Cela permet aux équipes de rester connectées, même à distance, et crée un environnement de travail plus transparent et collaboratif, essentiel pour la réactivité de l’entreprise.
Quels sont les outils pour y parvenir ?
Les outils pour digitaliser les RH
Les logiciels de gestion des talents
Les logiciels de gestion des talents, tels que les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH) et les Applicant Tracking Systems (ATS), jouent un rôle important dans la digitalisation des services RH.
Tout d’abord, un logiciel SIRH centralise l’ensemble des données RH et facilite la gestion des dossiers employés, le suivi des compétences, et la planification des formations. Cela permet aux équipes RH d’avoir une vue d’ensemble sur le potentiel interne et d’adapter leurs stratégies en temps réel.
Par exemple :
- Abacus HR : solution suisse spécialement conçue pour les PME. Abacus offre des modules pour la gestion de la paie, les absences et le temps de travail, en tenant compte des spécificités légales et fiscales suisses.
- SwissSalary : très prisé dans les petites et moyennes entreprises, SwissSalary est axé sur la paie et les exigences fiscales suisses, garantissant une grande conformité tout en restant abordable pour les PME.
Ensuite, les ATS simplifient le recrutement en automatisant le tri des candidatures, en optimisant la sélection des profils et en facilitant la communication avec les candidats. Ces systèmes analysent les CVs et identifient les compétences clés en un clic, pour permettre aux recruteurs de se concentrer sur les candidats les plus prometteurs. Ils permettent d’automatiser et d’optimiser les processus de recrutement, de développement et de rétention des talents au sein des entreprises.
Par exemple :
- Softgarden : Bien adapté aux PME, Softgarden est un ATS qui propose des outils pour la publication d’offres d’emploi, la gestion des candidatures et l’évaluation des candidats.
- JobCloud : très répandu en Suisse, JobCloud (propriétaire de jobs.ch et jobup.ch) propose des services ATS de gestion de candidatures qui s’intègrent directement avec les grandes plateformes d’emploi suisses, simplifiant la gestion des annonces et des candidatures.
Les plateformes pour la gestion de la paie et des congés
Les plateformes de gestion de la paie et des congés offrent des solutions automatisées et efficaces pour des tâches administratives essentielles.
Ces outils permettent aux équipes RH de gérer rapidement les fiches de paie, les retenues et les versements, tout en respectant les obligations légales et en réduisant le risque d’erreurs.
De plus, les plateformes de gestion des congés facilitent le suivi des absences et des demandes de congés en les centralisant sur un même système. Les collaborateurs peuvent ainsi soumettre leurs demandes en ligne, consulter leurs soldes de congés et suivre le statut de leurs demandes.
En intégrant la gestion de la paie et des congés au sein d’un même outil, les entreprises gagnent en efficacité et améliorent l’expérience employé. Par exemple, l’outil PayFit conçu pour les PME offre une gestion intégrée de la paie, des congés et des absences.
Les outils de formation en ligne (LMS) et l’apprentissage à distance
Les outils de formation en ligne, ou Learning Management Systems (LMS), et l’apprentissage à distance facilitent l’accès à la formation continue pour les employés.
D’une part, les LMS permettent aux entreprises de centraliser et de structurer leurs contenus de formation, d’organiser des parcours pédagogiques personnalisés et de suivre les progrès des collaborateurs. Ces plateformes rendent l’apprentissage accessible à tout moment, depuis n’importe quel appareil, ce qui favorise une culture d’apprentissage flexible et engageante.
Par exemple, Moodle est une plateforme open source très populaire en Suisse, utilisée par de nombreuses PME pour créer, gérer et diffuser des contenus de formation.
D’autre part, l’apprentissage à distance répond aux besoins de formation des employés répartis géographiquement ou en télétravail. Il permet aux employés d’apprendre à leur rythme et de développer leurs compétences de manière autonome. Ces formations peuvent être notamment dispensées via Zoom ou Teams. De nombreux autres outils existent pour améliorer la collaboration entre les services et notamment avec le service RH, pour en savoir plus consultez notre article sur la liste des outils collaboratifs.
Comment réussir la transition vers la digitalisation du service RH ?
Les étapes pour digitaliser la gestion des ressources humaines
Voici les étapes clés pour digitaliser la gestion des ressources humaines dans une entreprise :
- Évaluer les besoins et les objectifs RH : identifiez les besoins spécifiques de votre service RH (recrutement, gestion des talents, la paie, formations).
- Choisir les bons outils RH : sélectionnez des outils compatibles avec les autres systèmes utilisés dans l’entreprise.
- Planifier l’intégration des solutions : élaborez un plan stratégique en définissant un calendrier et les étapes de déploiement.
- Former les équipes RH et les collaborateurs : accompagnez les équipes RH dans la prise en main des nouvelles solutions en organisant des sessions de formation. Proposez également une formation aux nouveaux outils aux collaborateurs.
- Suivre les indicateurs de performance RH pour améliorer continuellement et adapter les solutions : exploitez les données fournies par les solutions digitales pour analyser des indicateurs RH comme le taux de rétention, la satisfaction des employés, ou le temps de recrutement. Cela permet de mesurer l’efficacité des outils mis en place et d’ajuster les stratégies.
Cela dit, le meilleur outil possible a besoin d’être pleinement utilisé par les équipes RH, c’est pourquoi nous insistons sur ce point.
H3 Impliquer les équipes RH dans le processus de transformation digitale
Impliquer les équipes RH dans le processus de transformation digitale commence par les sensibiliser aux avantages des outils numériques. Il est essentiel de les consulter dès le début pour comprendre leurs besoins.
Ensuite, proposez des formations et des accompagnements continus pour leur permettre de maîtriser ces outils. Il est important d’inciter les RH à s’impliquer dans les phases de test et de feedback des nouvelles solutions pour favoriser leur adoption et leur engagement dans la transformation.
H3 Mesurer l’efficacité de la digitalisation du service RH à l’aide d’indicateurs de performance
Voici quelques indicateurs de performance clés pour mesurer l’efficacité de la digitalisation des ressources humaines :
- Temps de traitement des tâches administratives : suivre la réduction du temps nécessaire pour accomplir des tâches pour voir si l’automatisation apporte un gain de productivité.
- Coût des processus RH : comparer les coûts avant et après la digitalisation permet d’évaluer l’impact financier
- Taux d’engagement et de satisfaction des employés : mesurer la satisfaction des employés vis-à-vis des outils digitaux (via des enquêtes internes) pour connaître l’adhésion des collaborateurs et leur ressenti.
- Temps de recrutement : le temps requis pour attirer, sélectionner, et intégrer de nouveaux talents notamment avec un ATS.
- Participation aux formations et développement des compétences : surveiller le nombre de formations suivies, la fréquence et les taux de complétion dans les LMS.
- Précision des données et réduction des erreurs : suivi du nombre d’erreurs administratives ou de paie avant et après la digitalisation.
- Taux de rétention des talents : la digitalisation RH visant à mieux gérer les talents et à accroître leur satisfaction.
Ces indicateurs peuvent évaluer objectivement les bénéfices de la digitalisation RH et ajuster leur stratégie pour maximiser son efficacité.
Mais quels sont les défis d’une mise en place d’une digitalisation du service RH ?
H2 Les défis de la digitalisation des RH et comment les surmonter
H3 La gestion du changement et l’adhésion des employés aux outils numériques
Lorsque de nouvelles technologies sont mises en place, certains employés peuvent exprimer des résistances dues à des habitudes, des craintes liées à la complexité des outils par exemple.
Pour surmonter ces obstacles, il est primordial de mettre en place une approche progressive et inclusive.
1. Communiquer le “pourquoi” du changement
Il est essentiel d’expliquer aux employés les bénéfices concrets de la digitalisation RH : gain de temps, simplification des processus, réduction des erreurs et amélioration de leur expérience de travail. Communiquer permet de favoriser une meilleure compréhension et augmente leur engagement.
2. Impliquer les employés
En intégrant les employés dès les premières étapes, par exemple lors de la phase de sélection des outils, cela permet de s’assurer que leurs besoins et préférences sont pris en compte. Cela les rend acteurs de la transformation et augmente leur sentiment de contrôle et d’adhésion.
3. Offrir des formations et un accompagnement continu
La formation peut aider les employés à se familiariser avec les nouveaux outils. Les sessions de formation adaptées que vous mettrez en place assureront un soutien technique continu. Les collaborateurs se sentiront plus à l’aise avec les outils et les utiliseront plus efficacement.
4. Collecter et prendre en compte les retours d’expérience
Les feedbacks des employés sur les nouveaux outils permet d’identifier rapidement les freins potentiels et de les corriger. Le fait d’être à leur écoute montre aux employés que leur opinion est valorisée et permet de résoudre les problèmes rapidement.
5. Créer des ambassadeurs du changement
Identifier et former des personnes parmi les équipes RH qui peuvent jouer le rôle d’ambassadeurs contribue à une attitude positive face aux nouveaux outils.
Avec une approche centrée sur la transparence, la formation et l’accompagnement, les entreprises peuvent surmonter les réticences au changement. Mais qu’en est-il de la sécurité des données RH ?
Garantir la sécurité des données RH et respecter les normes RGPD et LPD
Pour garantir la sécurité des données RH et respecter le RGPD et la nLPD, il est essentiel de chiffrer les données sensibles et de limiter leur accès aux personnes autorisées.
Les équipes RH doivent être sensibilisées à la cybersécurité, et des procédures doivent être mises en place pour alerter rapidement toute violation de données.
Enfin, il faut vérifier que les prestataires externes des outils respectent également les normes RGPD et LPD. Ces pratiques assurent la conformité et la protection des données personnelles.
Surmonter les résistances au changement et assurer une transition fluide
Pour surmonter les résistances au changement et assurer une transition fluide, il faut communiquer clairement les raisons du changement et impliquer les employés dès le début.
Il faut également mettre en avant des résultats rapides (« quick wins ») pour démontrer les bénéfices, recueillir des retours réguliers et apporter des ajustements si nécessaire.
Enfin, un soutien continu et un leadership exemplaire sont à prévoir pour garantir une adoption réussie des nouveaux outils et processus.
SmartYou vous accompagne dans la digitalisation de vos RH
SmartYou vous accompagne dans la digitalisation de vos services RH en vous aidant à choisir les outils les plus adaptés aux besoins de votre entreprise.
Grâce à une analyse approfondie de votre environnement RH actuel, nous identifions vos priorités et enjeux pour définir la solution idéale.
Après le choix de la solution, nos experts élaborent une stratégie de déploiement visant à garantir une transition limpide. Chaque phase est planifiée pour assurer la sécurité des données, l’optimisation des processus et l’adhésion de vos collaborateurs aux nouveaux outils.
Nous nous chargeons également des formations et un suivi continu pour optimiser l’utilisation des solutions RH et les adapter aux évolutions de votre entreprise.
Avec SmartYou, vous profitez d’un accompagnement global pour une digitalisation RH réussie et sécurisée.
La digitalisation des ressources humaines offre des opportunités considérables pour améliorer l’efficacité, la collaboration et la gestion des talents au sein des entreprises. En adoptant les bonnes technologies, les RH peuvent se concentrer sur des missions stratégiques et optimiser leurs processus internes.
