Modern Workplace tools : les meilleurs outils pour un environnement de travail moderne

Travail hybride, collaboration à distance, gestion des données… Comment assurer une productivité optimale dans un environnement de travail en constante évolution ? Aujourd’hui, toutes les entreprises suisses, PME ou grandes organisations, doivent s’adapter à de nouvelles exigences : communication fluide, outils intégrés, sécurité des données. 

Face à une offre pléthorique, comment choisir les bons outils ? SmartYou explore pour vous les diverses possibilités.

Qu’est-ce qu’une Modern Workplace ?

Le travail ne se limite plus à un bureau physique. L’essor du numérique et du travail hybride a transformé les environnements et les modalités de travail. 

Définition et enjeux du lieu de travail moderne

Une Modern Workplace désigne un environnement de travail optimisé par des outils numériques, pour permettre aux employés de travailler efficacement, que ce soit en présentiel ou à distance. 

Elle repose sur plusieurs piliers :

• Flexibilité
• Accès aux ressources et aux outils n’importe où, n’importe quand
• Collaboration améliorée
• Sécurité des données
• Automatisation des tâches

💡La workplace traditionnelle repose sur un environnement physique fixe, des outils classiques et des horaires définis, tandis que la modern workplace favorise la flexibilité, le travail collaboratif à distance grâce aux outils numériques et à une culture axée sur l’agilité et l’innovation. Ainsi, le Modern Workplace Management fait référence à l’ensemble des stratégies et des outils qui permettent de gérer un environnement de travail moderne.

Qu’est-ce qu’un outil adapté à la Modern Workplace ? 

C’est une solution numérique qui facilite le travail flexible et collaboratif. Il existe des outils spécialisés qui remplissent une seule fonction, comme Zoom pour les visioconférences, mais également des plateformes complètes comme Microsoft 365 ou Google Workspace, qui regroupent plusieurs fonctionnalités dans un seul écosystème.

Il est temps d’expliquer ce qu’est la Microsoft Modern Workplace.

Présentation de Microsoft Modern Workplace

Qu’est-ce que Microsoft Modern Workplace ?

Microsoft Modern Workplace n’est pas un produit, mais une approche qui décrit la manière dont Microsoft imagine le travail moderne avec ses technologies. Concrètement, elle repose sur les outils de la suite Microsoft 365.

Les outils clés de Microsoft Modern Workplace

L’approche Microsoft Modern Workplace s’appuie sur un écosystème d’outils intégrés, dont voici ses principaux composants : 

• Microsoft 365 est une plateforme complète qui regroupe des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), des outils collaboratifs (Teams, SharePoint) et de sécurité (Defender, Microsoft Entra ID), avec un accès via le cloud.
• Microsoft Teams est une plateforme qui regroupe messagerie instantanée, visioconférence, partage de documents et intégrations d’applications.
• SharePoint et OneDrive sont des solutions de stockage et de collaboration cloud pour partager, organiser et sécuriser des fichiers en temps réel, avec un contrôle des accès et une synchronisation multi-appareils.
• Power Platform est une suite d’outils low-code / no-code pour automatiser des tâches (Power Automate), créer des applications métiers (Power Apps), analyser des données (Power BI), concevoir des sites web interactifs (Power Pages) et développer des copilotes IA personnalisés (Copilot Studio).
• Microsoft Viva est une plateforme dédiée à l’expérience employé, intégrée à Teams, avec des modules pour la formation (Viva Learning), la communication interne (Viva Connections), le bien-être des collaborateurs (Viva Insights) et la gestion des connaissances (Viva Topics).
• Microsoft Defender (cybersécurité), Microsoft Entra ID (gestion des accès) et Intune (gestion des appareils mobiles et des applications) renforcent la protection des données et des identités.

Voyons à présent ce que proposent les plateformes Modern Workplace complètes.

Les plateformes complètes de Modern Workplace

Elles incluent des outils pour la productivité, la collaboration et la sécurité des données. Certaines privilégient la simplicité et l’accessibilité, tandis que d’autres misent sur une intégration avancée avec des outils métiers et une gestion centralisée.

Google Workspace

Google Workspace est une solution totalement basée sur le cloud, idéale pour les entreprises qui recherchent une plateforme intuitive.

Voici ses principaux avantages :

• Co-édition fluide : Google Docs, Sheets et Slides permettent de modifier simultanément des fichiers sans conflits de version. 
• Recherche avancée : Gmail et Google Drive offrent une recherche instantanée ultra-efficace. 
• L’intégration fluide avec Google Meet, Google Chat et l’IA de Google est appréciable.

Zoho Workplace

Zoho Workplace est particulièrement adaptée aux entreprises qui ont besoin d’une suite qui combine bureautique et outils métiers. Voici ses principaux avantages :

• En plus des outils bureautiques (Zoho Mail, Zoho Docs), Zoho Workplace propose un réseau social d’entreprise (Zoho Connect) et un système collaboratif de gestion des emails (Zoho Streams). 
• Zoho permet aux entreprises de choisir dans quel pays stocker leurs données, avec un hébergement indépendant des grands cloud américains, ce qui constitue un avantage pour la conformité LPD et RGPD.
• Moins cher que Microsoft 365 et Google Workspace, Zoho offre pourtant des fonctionnalités avancées adaptées aux PME et aux grandes entreprises.

Cisco Webex Suite 

Cisco Webex est une solution conçue pour les entreprises qui privilégient la sécurité, la qualité des échanges et l’intégration avec les équipements Cisco. Webex se spécialise dans la visioconférence, la messagerie et la téléphonie d’entreprise.

Voici ses principaux avantages :

• Chiffrement avancé (E2EE) et des certifications adaptées aux secteurs sensibles (finance, industrie, défense), avec une sécurité renforcée.
• Visioconférences de haute qualité avec IA.
• Webex fonctionne nativement avec les téléphones IP et les systèmes de visioconférence Cisco, ce qui est pratique pour les entreprises équipées d’infrastructures Cisco.
• Webex Calling propose une téléphonie cloud native, avec des fonctionnalités avancées pour les grandes entreprises.

Atlassian Work Management

Atlassian Work Management est spécifiquement conçu pour optimiser la gestion de projet et la collaboration, avec un positionnement fort dans le développement logiciel.

Voici ses principaux avantages et outils :

• Jira Software est une référence en gestion agile, avec un suivi avancé des sprints, des tâches et un reporting détaillé.
• Confluence est idéal pour centraliser la documentation projet, avec des espaces dédiés et des workflows de validation. Son intégration native avec Jira en fait un atout pour les équipes techniques.
• Trello offre une interface ultra-visuelle pour la gestion des tâches. Il est plus simple et accessible que Jira, notamment pour les équipes non techniques.
• Compatibilité native avec GitHub, Bitbucket et les outils DevOps, un avantage majeur pour les équipes IT.

Amazon WorkSpaces

Amazon WorkSpaces propose une approche différente, en virtualisant entièrement le poste de travail dans le cloud. Il permet aux entreprises de fournir un environnement Windows ou Linux distant, accessible sur n’importe quel appareil.

Voici ses principaux avantages :

• Accès à un environnement Windows ou Linux sans nécessiter d’installation locale, une approche similaire à Microsoft Azure Virtual Desktop et Windows 365.
• Sécurité avancée avec chiffrement des données, gestion centralisée et intégration avec l’écosystème cloud AWS.
• Les entreprises peuvent déployer des postes de travail cloud sur abonnement, sans acheter d’ordinateurs, ce qui réduit les coûts et la maintenance.
• Ajustement des ressources en fonction de l’utilisation réelle.

Et si nous examinons à présent quelques-uns des meilleurs outils spécialisés ?

Les meilleurs outils spécialisés pour une workplace moderne

Outils de communication et de collaboration 

Voici une sélection équilibrée de 5 outils, en prenant en compte différents usages et préférences.

D’abord, Microsoft Teams est une solution complète qui regroupe messagerie instantanée, visioconférences et partage de fichiers. 

Ensuite, Slack est un outil de messagerie d’entreprise conçu pour favoriser la communication en temps réel avec un système de chaînes thématiques. Il s’intègre très bien avec des outils tiers comme Trello, Google Workspace et Salesforce.

De plus, Zoom est une référence des visioconférences haute qualité, utilisé pour les réunions d’équipe ou pour les événements en ligne. Il est apprécié pour sa stabilité et sa simplicité.

Quant à Google Meet, intégré à Google Workspace, il est adapté aux entreprises qui utilisent Gmail, Google Drive et Docs. Il offre une interface fluide et des fonctionnalités IA (suppression du bruit, sous-titres automatiques).

Enfin, Cisco Webex est privilégié par les grandes entreprises et les secteurs qui nécessitent une sécurité avancée (banques, administrations). Il présente une excellente qualité audio/vidéo avec IA.

Outils de gestion de projet et de productivité 

Voici une sélection de 5 outils très utilisés.

Trello est un outil de gestion de tâches visuel et intuitif, basé sur un système de tableaux, listes et cartes. 

Asana est une solution de gestion de projet avancée, qui permet de suivre les tâches, d’assigner des responsabilités et d’automatiser les workflows. Il est recommandé pour les équipes qui recherchent plus de structure que n’en propose Trello.

Jira est une référence en gestion agile et suivi des développements logiciels. Il permet une planification détaillée des sprints, un suivi des bugs et une gestion avancée des tickets.

ClickUp est une option tout-en-un, qui combine gestion des tâches, suivi du temps, collaboration en équipe et reporting. Très personnalisable, il s’adapte aux PME comme aux grandes entreprises. C’est aussi une alternative à Asana et Trello grâce à ses fonctionnalités modulables.

Notion est un outil hybride qui combine gestion de projet, prise de notes et base de données. Il permet de centraliser documents, wikis et tâches dans un seul espace de travail collaboratif.

Outils de stockage et partage de fichiers 

Voici cinq solutions incontournables, adaptées aux entreprises selon leurs besoins.

Google Drive, intégré à Google Workspace, permet de stocker, partager et collaborer en temps réel sur des documents, feuilles de calcul et présentations. Il offre une recherche avancée, un historique des versions et un accès sécurisé via le cloud.

Microsoft propose OneDrive et SharePoint. Le premier est conçu pour le stockage personnel et le partage individuel, tandis que SharePoint permet une collaboration avancée en équipe, avec des espaces de travail partagés, des bibliothèques de documents et un contrôle précis des accès. 

Box est une solution de stockage cloud destinée aux entreprises qui ont besoin d’une sécurité renforcée et d’une conformité stricte (LPD, RGPD, HIPAA). Box permet de contrôler précisément les accès aux fichiers, d’appliquer des politiques de gestion des données et d’intégrer divers outils métiers.

Enfin, Nextcloud est l’option open-source, auto-hébergée, qui permet aux entreprises de garder le contrôle sur leurs données en les hébergeant sur leurs propres serveurs. Il offre des fonctionnalités de stockage, de partage sécurisé et de synchronisation, tout en garantissant une conformité aux réglementations de protection des données.

Outils d’automatisation et d’IA

L’automatisation et l’intelligence artificielle permettent aux entreprises de gagner du temps. Parmi eux, voici les plus usités en entreprise.

Zapier est incontournable pour automatiser les tâches entre applications. ll connecte plus de 5 000 applications (Slack, Trello, Google Sheets…), automatise les flux de travail sans besoin de coder, envoie automatiquement des emails, met à jour les bases de données et synchronise ensemble divers outils. Toutefois, il nécessite une configuration initiale minutieuse et devient coûteux avec de nombreux workflows.

Microsoft Power Automate automatise les flux de travail dans Teams, SharePoint, Outlook, Dynamics 365 et autres outils professionnels. Il utilise l’IA pour extraire des données de documents et automatiser les décisions. Ses fonctionnalités RPA (Robotic Process Automation) automatisent des actions sur des logiciels de bureau. Il est moins intuitif que Zapier pour les utilisateurs non techniques.

Gemini, l’intelligence artificielle de Google, offre une assistance dans Docs, Sheets, Gmail et Google Meet. Il génère automatiquement des synthèses et des réponses aux e-mails. Il analyse des données dans Sheets pour créer des insights. Il est cependant moins puissant que ChatGPT en IA conversationnelle.

On ne présente plus ChatGPT, parmi les assistants conversationnels et analytiques les plus avancés. Il peut répondre à des questions complexes, générer du contenu, aider à la rédaction, au brainstorming, mais ne propose pas d’intégration native avec les logiciels de productivité comme Notion ou Google Docs.

Nous avons présenté de nombreux outils, comment faire le meilleur choix ?

Comment choisir les bons outils pour votre entreprise ? 

Identifier les besoins de votre équipe

L’objectif est de ne pas adopter un outil sous-utilisé. Posez-vous ces questions : 

• Où perdez-vous du temps ? 
• Y a-t-il des doublons d’outils ? 
• Quels outils actuels posent problème ? 
• Quels besoins ne sont pas couverts ?
• Quels sont vos besoins prioritaires ? 

Action immédiate : faites une liste des 3 fonctionnalités les plus essentielles pour votre entreprise.

Vérifier l’intégration avec votre stack technologique

L’objectif est de ne pas multiplier les outils et les silos de données.

D’abord, faites l’inventaire de vos outils actuels. Vous utilisez Microsoft 365 ? Microsoft Teams et OneDrive sont plus logiques que Slack et Google Drive. Vous êtes sur Google Workspace ? Privilégiez Google Drive et Google Chat.

Ensuite, vérifiez les compatibilités entre les outils. Votre CRM est Salesforce ? Slack et Webex sont mieux intégrés que Microsoft Teams.

Surtout, testez avant d’adopter. La plupart des outils proposent des essais gratuits : utilisez-les pour tester l’intégration avec votre environnement de travail.

Évaluer la facilité d’utilisation

Un outil puissant mais complexe à prendre en main risque d’être délaissé. Un bon outil doit être intuitif : si votre équipe met plus d’une semaine à s’y habituer, c’est mauvais signe. Vérifiez également s’il existe des guides, des tutoriels et un support client réactif.

Par exemple, Notion et Trello sont faciles à prendre en main, Jira et SAP demandent une formation avancée.

Prendre en compte la sécurité et la conformité

La sécurité informatique protège contre les attaques de cybersécurité, les fuites de données et les accès non autorisés. La conformité concerne l’adhésion aux normes et réglementations sur la gestion et la protection des données, comme la LPD en Suisse.

Ainsi, un outil sécurisé peut ne pas être conforme s’il ne respecte pas les lois et un outil conforme peut ne pas être sécurisé s’il n’a pas de protection contre les cyberattaques.

Outils sécurisés mais pas forcément conformes : 

• Dropbox (version standard) 
• Zoom (version classique) 
• Slack (version gratuite ou standard) 
• Google Drive (par défaut, sans paramétrage avancé) 

Outils conformes mais pas forcément sécurisés :

• Salesforce
• Zoho Workplace
• Google Workspace (configuration avancée requise)

Outils sécurisés et conformes :

• Microsoft 365
• Box (version entreprise)
• Cisco Webex
• Nextcloud (auto-hébergé, nécessite une gestion interne de la sécurité)
• Power Automate

Évaluer les coûts et la scalabilité

Le choix des outils doit être rentable et évolutif en fonction de la croissance de l’entreprise. Ne vous fiez pas qu’au prix de l’abonnement, prenez aussi en compte :

• Le coût des licences par utilisateur
• Les frais d’intégration
• Les frais de formation
• Les fonctionnalités payantes cachées (ex. Slack en version gratuite limite l’historique des messages à 90 jours).
• La taille de votre entreprise.

Par exemple, une entreprise qui prévoit de doubler son effectif en 2 ans choisira une solution évolutive comme Microsoft 365 ou ClickUp, plutôt qu’un outil limité aux petites équipes comme la version gratuite de Trello.

SmartYou, votre partenaire pour choisir vos outils Modern Workplace

Notre objectif ? Vous aider à faire de l’IT un levier pour votre succès et non une contrainte. 

Pour y parvenir, notre approche repose sur trois piliers :

1. Analyse de vos besoins
2. Comparaison des solutions
3. Accompagnement dans le déploiement

Notre offre s’adresse aux PME, afin qu’elles disposent d’un espace de travail moderne et sécurisé, à la hauteur des exigences des grandes entreprises, tout en privilégiant vos besoins.

Bénéficiez d’un support en Suisse romande, pour un accompagnement réactif et personnalisé. Vous pouvez étendre votre Modern Workplace au-delà des solutions intégrées nativement avec nos packs modulables, qui vont d’une intégration standardisée à l’intégration de nos propres configurations.

Conclusion

Vous l’avez compris, choisir entre les différents outils Modern Workplace est lié au contexte de votre PME. Il n’existe pas de solution standardisée idéale. C’est pour cela que nous proposons des packs de services entièrement modulables, qui s’ajustent selon vos priorités, votre budget et votre métier. Pour en savoir davantage, explorez nos ressources et découvrez comment SmartYou et son équipe Modern Workplace peuvent vous accompagner.