Comment choisir entre Sharepoint et OneDrive ?

Dans le paysage dynamique de la technologie d’entreprise, choisir entre SharePoint et OneDrive pour la gestion documentaire et la collaboration peut être déroutant. Ces deux solutions Microsoft dominent le marché, mais quelles sont leurs fonctionnalités clés et comment décider laquelle convient le mieux à vos besoins professionnels ?

Cet article détaille les caractéristiques, les similitudes et les différences entre SharePoint et OneDrive, fournissant une orientation claire pour vous aider à faire le choix optimal pour votre entreprise suisse, en équilibrant efficacité, coût et collaboration.

Les fonctionnalités principales de Sharepoint

SharePoint, développé par Microsoft, est une plateforme collaborative et de gestion de contenu riche en fonctionnalités, conçue pour améliorer la communication et la collaboration au sein des organisations. Ses principales caractéristiques incluent :

• Gestion documentaire : SharePoint permet de stocker, organiser, partager et gérer des documents de manière centralisée, facilitant l’accès et la collaboration en temps réel.

• Sites intranet et extranet : la création de sites web internes pour les départements ou projets facilite la communication interne, tandis que les extranets permettent une collaboration sécurisée avec des partenaires externes.

• Workflows personnalisables : les flux de travail automatisés aident à rationaliser les processus d’entreprise, de l’approbation de documents aux processus opérationnels complexes.

• Recherche avancée : SharePoint offre des capacités de recherche puissantes, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement des informations et des documents pertinents.

• Intégration avec Office 365 : SharePoint s’intègre étroitement avec les autres applications Office 365, comme Microsoft Teams, pour une expérience utilisateur unifiée.

Les cas d’utilisation principaux de SharePoint incluent : 

• La gestion de projet.
• La collaboration interdépartementale.
• La mise en place de portails d’entreprise.
• La création de sites de gestion de contenu.

Cette polyvalence fait de SharePoint une solution privilégiée pour les entreprises cherchant à centraliser leurs processus de travail et à améliorer la collaboration.

D’autres solutions Microsoft existent pour permettre de répondre à d’autres besoins avec d’autres fonctionnalités, découvrez les 7 meilleurs outils collaboratifs dans notre article dédié.

Les points communs et différences entre OneDrive et Sharepoint

OneDrive et SharePoint sont deux composants clés de l’écosystème Microsoft, utilisés pour le stockage et la collaboration de fichiers, mais ils servent des objectifs différents et possèdent des caractéristiques uniques.

Les similitudes

OneDrive et SharePoint partagent plusieurs fonctionnalités, comme l’intégration avec les applications Office 365, permettant la collaboration et l’édition en temps réel de documents. Ils offrent tous deux des options de partage de fichiers et de gestion des permissions, ainsi qu’une capacité de stockage en cloud, facilitant l’accès aux fichiers depuis n’importe quel appareil.

Les différences

La principale différence entre OneDrive et SharePoint réside dans leur usage.

OneDrive est conçu comme une solution de stockage personnel ou pour de petites équipes, permettant aux utilisateurs de stocker, partager et accéder à leurs fichiers individuellement. 

SharePoint, en revanche, est orienté vers une utilisation d’entreprise à grande échelle, offrant des sites intranet pour la collaboration d’équipe, la gestion de contenu et les workflows personnalisés.

Alors que OneDrive fonctionne principalement comme un disque dur en ligne personnel, SharePoint sert de plateforme collaborative pour la gestion documentaire et la communication interne dans les organisations.

Quels critères prendre en compte pour faire votre choix ?

Lors du choix entre SharePoint et OneDrive, plusieurs critères doivent être évalués pour s’assurer que la solution sélectionnée correspond aux besoins spécifiques de votre entreprise :

1. Taille et nature de l’équipe : pour une utilisation individuelle ou au sein de petites équipes, OneDrive est souvent suffisant. SharePoint est préférable pour des collaborations à plus grande échelle et des besoins organisationnels complexes.

2. Type de collaboration : si le besoin est principalement de partager et de travailler sur des documents de manière individuelle, OneDrive convient bien. SharePoint est idéal pour une collaboration étendue, offrant des sites web dédiés, des bibliothèques de documents, et des fonctionnalités de gestion de contenu.

3. Niveau de personnalisation : SharePoint offre une personnalisation et des fonctionnalités de gestion plus approfondies, comme des workflows personnalisés, des applications intégrées et des options de développement sur mesure.

4. Sécurité et conformité : tous deux offrent des niveaux de sécurité élevés, mais SharePoint peut offrir un contrôle plus granulaire sur les permissions et la gestion des droits d’accès.

5. Intégration et écosystème : considérez comment chacun s’intègre avec d’autres outils et systèmes que votre entreprise utilise. SharePoint, faisant partie de l’écosystème Microsoft 365, peut offrir une intégration plus étroite avec d’autres services.

6. Coûts : évaluez les coûts associés à chacune des solutions, en tenant compte non seulement des frais de souscription mais aussi des coûts de mise en œuvre, de formation et de maintenance.

En résumant, votre choix entre OneDrive et SharePoint devrait être guidé par les besoins spécifiques de collaboration, de gestion et de communication de votre organisation, ainsi que par les critères de coût et d’intégration.

Pour quelles utilisations Sharepoint est le plus adapté ?

SharePoint excelle dans les environnements d’entreprise nécessitant une collaboration étendue et une gestion documentaire complexe. Il est idéal pour :

• Créer des sites intranet : pour la communication interne, le partage d’informations et la collaboration au sein de l’entreprise.

• Gérer des documents : avec des fonctionnalités avancées de versionnage, d’approbation, et de workflows personnalisés, facilitant la conformité et le contrôle des processus.

• Construire des portails collaboratifs : pour les projets, les départements ou les équipes, offrant un espace centralisé pour les ressources et la collaboration.

• Automatiser des processus d’affaires : grâce à des workflows personnalisés et à l’intégration avec d’autres applications Microsoft et services tiers.

• Stocker et rechercher des connaissances : avec des capacités de recherche avancées et des bibliothèques de contenu organisées.

SharePoint est donc particulièrement adapté aux organisations qui recherchent une plateforme robuste pour la gestion de contenu, la collaboration à l’échelle de l’entreprise, et l’automatisation des processus métier.

Pour quelles utilisations OneDrive est le plus adapté ?

OneDrive, la solution de stockage en cloud de Microsoft, est particulièrement adaptée pour les utilisations individuelles ou en petites équipes nécessitant un accès facile et rapide à des documents et des fichiers depuis différents appareils et emplacements. Voici des cas spécifiques où OneDrive excelle :

• Stockage personnel et sauvegarde : pour les utilisateurs cherchant à stocker des documents personnels, des photos, et des fichiers multimédia, OneDrive offre une solution sécurisée avec la possibilité de récupérer des fichiers en cas de perte ou de suppression accidentelle.

• Collaboration à petite échelle : OneDrive permet de partager des documents et de collaborer en temps réel avec quelques collègues ou partenaires, facilitant la gestion des versions et la coédition.

• Accès mobile : avec ses applications mobiles robustes, OneDrive est idéal pour les professionnels en déplacement nécessitant un accès à leurs fichiers à tout moment et depuis n’importe quel appareil.

• Intégration avec Office 365 : OneDrive s’intègre naturellement avec les applications Office, permettant une édition et collaboration fluides sur des documents Word, Excel, et PowerPoint.

En résumé, OneDrive est particulièrement adapté pour le stockage de fichiers personnels, la collaboration simple et directe, et l’accès mobile, offrant une solution flexible et conviviale pour les besoins de stockage en cloud individuels ou en petites équipes. Si vous souhaitez en savoir plus sur OneDrive et tout particulièrement sur la sécurité des données, nous vous conseillons de consulter l’article : Vos données sont-elles en sécurité sur OneDrive ?

Est-ce possible de transférer des documents de OneDrive à Sharepoint ?

Oui, il est tout à fait possible de transférer des documents de OneDrive à SharePoint, ce qui permet une collaboration et une gestion de documents plus étendues au sein d’une organisation. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque des projets ou des documents individuels deviennent pertinents pour toute l’équipe ou l’entreprise et nécessitent une accessibilité plus large et une gestion plus structurée.

Pour effectuer le transfert, les utilisateurs peuvent simplement déplacer ou copier des fichiers et des dossiers de leur OneDrive personnel vers un site SharePoint. Cette opération peut être réalisée directement à travers l’interface utilisateur en ligne, où les fichiers peuvent être glissés et déposés entre les deux services, ou en utilisant les fonctionnalités de synchronisation des applications OneDrive et SharePoint.

Ce processus maintient l’intégrité des données, les métadonnées et les permissions si elles sont correctement configurées, assurant ainsi une transition fluide et sécurisée des documents entre les environnements personnels et professionnels.

Pour en savoir plus sur la migration vers SharePoint, découvrez notre article sur les étapes d’une migration et ses avantages.

SmartYou vous aide à choisir et installer la solution choisie

SmartYou se positionne comme votre partenaire de choix dans la transformation numérique, en vous guidant à travers les complexités du choix entre SharePoint et OneDrive pour une solution adaptée à vos besoins. Notre expertise réside dans la création d’un environnement de travail moderne qui favorise la collaboration efficace et une productivité accrue. Avec plus de 20 ans d’expérience et un engagement en Suisse, nous comprenons les nuances du marché local et ses exigences spécifiques.

Notre processus commence par une évaluation détaillée de vos besoins pour identifier la solution la plus appropriée. Que ce soit OneDrive pour un stockage et une collaboration individuels ou SharePoint pour des besoins d’entreprise complexes, nous vous aidons à configurer et à personnaliser la plateforme pour qu’elle réponde parfaitement à vos attentes. En outre, notre service de gestion et supervision de Microsoft 365 assure que vos systèmes sont optimisés, sécurisés et conformes aux standards actuels.

En conclusion, choisir entre SharePoint et OneDrive dépend de vos besoins spécifiques en matière de stockage, de collaboration et de gestion de contenu. SharePoint excelle dans la gestion d’entreprise complexe, tandis que OneDrive est idéal pour le stockage et la collaboration personnelle ou en petite équipe. SmartYou est là pour vous aider à évaluer, choisir et intégrer la solution la plus adaptée, assurant une transition fluide vers un environnement de travail numérique optimal. Découvrez comment nous pouvons vous accompagner avec notre expertise Modern Workplace.